Toggl-Track-Alternative mit Rechnungen

Toggl Track ist ein guter Timer, und vielen Teams reicht das. Schwierig wird es am Monatsende, wenn aus den Stunden eine Rechnung werden muss. Track kann aus einem Bericht eine PDF-Rechnung zum Herunterladen machen. Verschicken und den Zahlungseingang verfolgen passiert woanders, und das Hilfe-Center von Toggl schlägt ein „paid“-Tag vor, um bezahlte Zeit zu markieren. Das neue Toggl, seit September 2026 das Hauptprodukt von Toggl, schreibt gar keine Rechnungen. Seine eigenen FAQ raten, die Stunden zu exportieren und das Rechnungstool zu nehmen, das man schon hat. Hier steht, wie die Rechnungsseite in LooperTask funktioniert und wann Toggl trotzdem besser passt.

Von erfassten Stunden zum Rechnungsentwurf

In LooperTask öffnest du die Rechnungen und klickst auf „Neue Rechnung“. Wähle den Kunden und starte mit „Erfasste Zeit“: den noch nicht abgerechneten Stunden des Teams auf den Projekten dieses Kunden. Dann den Zeitraum (es gibt Knöpfe für letzten und diesen Monat) und wie die Zeilen aussehen sollen: eine pro Aufgabe, eine pro Person oder eine einzige.

Du bekommst einen Entwurf mit jeder Aufgabe und jeder Art der Arbeit zu ihrem eigenen Satz, in der Währung des Kunden und mit deiner Steuer. Mit „Mehrere Kunden“ entstehen die Entwürfe des Monats für alle auf einmal. Sobald der Entwurf existiert, sind seine Stunden reserviert: Niemand kann sie ändern oder doppelt abrechnen, und verwirfst du den Entwurf, sind sie wieder frei. Ist die Rechnung gestellt, ist sie endgültig; korrigieren lässt sie sich per Storno oder Gutschrift.

Auf der Rechnungsseite siehst du auch, was dich diese Stunden gekostet haben und welche Marge darauf liegt. Der Kunde sieht diesen Teil nie.

Verschicken und bezahlt werden

Unter „An den Kunden senden“ trägst du die Adresse des Kunden und eine optionale Notiz ein, und LooperTask schickt einen Link zur Rechnung per E-Mail. Antworten landen bei dir. Der Kunde öffnet die Rechnung ohne Konto und kann das PDF herunterladen. Für jeden Kunden gibt es außerdem einen Portal-Link mit all seinen Rechnungen.

Erinnerungen laufen, sobald du sie unter Rechnungen → Kunden → Zahlungserinnerungen einschaltest. Du wählst bis zu fünf Tage nach dem Fälligkeitsdatum, und LooperTask schreibt dem Kunden an jedem davon. Sobald die Rechnung bezahlt ist, hört es auf. Für einen Kunden oder eine einzelne Rechnung lässt sich das abschalten.

Geht Geld ein, erfasst du es an der Rechnung: Betrag, Datum, Zahlungsart. Eine Teilzahlung lässt die Rechnung auf „Teilweise bezahlt“, der Rest bleibt offen. Zahlen deine Kunden über Stripe, verbinde es unter Rechnungen → Stripe nur lesend. Zahlungen, die die Rechnungsnummer nennen, werden dann ohne dein Zutun an dieser Rechnung verbucht.

Wer schuldet was

Der Reiter Berichte unter Rechnungen beginnt mit „Wer schuldet was“. Dort werden offene Rechnungen danach aufgeteilt, wie spät sie sind, von noch nicht fällig bis über 90 Tage, mit der offenen Summe. Darunter stehen pro Kunde die berechneten und erhaltenen Beträge, die Zahlungseingänge im Zeitraum und die Steuer auf gestellte Rechnungen. Jede Tabelle lässt sich als CSV für die Buchhaltung exportieren.

Wann Toggl besser passt

Toggl hat native Apps für Windows, macOS, iOS und Android. LooperTask läuft im Browser und hat eine Browser-Erweiterung für den Timer. Lebt dein Team in einem Desktop-Timer, zählt das. Der Free-Tarif des neuen Toggl reicht für bis zu drei Personen, und ein Aufgaben-Board hat es auch.

Schreibst du ein paar Rechnungen im Monat aus einem Buchhaltungstool, das du magst, reicht es vielleicht, den Toggl-Bericht zu exportieren und abzutippen.

Was es kostet

LooperTask hat drei Tarife: Free (1 Nutzer, 1 Projekt), Solo (9 $ im Monat oder 90 $ im Jahr) und Team (11 $ pro Platz und Monat oder 100 $ pro Platz und Jahr). Jeder Tarif enthält alle Module: Zeiterfassung, Rechnungen, Berichte und Finanzen. Die Tarife unterscheiden sich bei Nutzern und Projekten, ein Team braucht also Team.

Auf toggl.com/pricing kostet Starter im neuen Toggl 9 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (12 $ monatlich), Premium 16 $ (24 $). Stundenzettel-Freigabe und Rentabilitätsberichte gibt es ab Premium. Für fünf Personen mit Jahreszahlung:

Deine Toggl-Stunden mitnehmen

Öffne im neuen Toggl Reports → Time logs, stell die Daten ein und nimm Export → CSV; in Toggl Track heißt es Reports → Detailed → Export → CSV. Für CSV braucht es in beiden einen bezahlten Tarif. In LooperTask lädst du die Datei unter Rechnungen → Import hoch. Der Toggl-Export enthält Start- und Endzeiten und E-Mail-Adressen, die Einträge behalten also ihre genauen Zeiten, und Personen werden über die E-Mail zugeordnet. Bevor etwas gespeichert wird, siehst du eine Vorschau. Die Anleitung für den Wechsel von Harvest geht dieselbe Vorschau Schritt für Schritt durch.

Wie du anfängst

Fang mit dem kostenlosen Tarif an, erfasse ein paar Stunden auf einer Karte und mach daraus einen Rechnungsentwurf. Die Seite LooperTask vs Toggl vergleicht die beiden genauer, und Rechnungen direkt aus erfasster Zeit erklärt den Rechnungs-Editor.